План
8. Документация по оперативно-информационному регулированию дея¬тельности организаций и предприятий: служебные письма, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы и т.д. Формы обра¬щения, изложения и заключения служебного письма в современной коммерческой переписке.

28. Виды обращений граждан в государственные и общественные органы. Регистрация, учет и порядок рассмотрения обращений. Контроль за исполнением обращений и учет итогов их исполнения.

43. В организационной структуре ЗАО «Ресурсы» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, коммерческий отдел. За 2004 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел. Из них 4 - постоянного хранения, 4 - долговременного хране¬ния, 8 - кратковременного хранения. Вы работаете секретарем-референтом директора ЗАО, занимаетесь систематизацией документов и формированием дел. Задание: Пользуясь Примерным перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения, разработайте содержательную часть но¬менклатуры дел, заголовки; составьте и оформите номенклатуру дел ЗАО «Ресурсы». Недостающие реквизиты оформите произвольно.

52. В дирекцию предприятия «Азот» поступило письмо от организацион¬ного комитета выставочного комплекса «Экспо-2005» с предложением принять участие в ярмарке-продаже «Технология 21 века». Задание: 1. Составьте ответное письмо в адрес организационного комитета выставочного комплекса «Экспо-2005» и зарегистрируйте его в жур¬нале регистрации исходящих документов. 2.Зарегистрируйте письмо от выставочного комплекса «Экспо-2005» в журнале регистрации входящих документов - ответное пись¬мо в журнале регистрации исходящих документов. Недостающие рек-визиты оформите произвольно.






8. Документация по оперативно-информационному регулированию дея¬тельности организаций и предприятий: служебные письма, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы и т.д. Формы обра¬щения, изложения и заключения служебного письма в современной коммерческой переписке.

. Разновидности служебных писем
Все служебные письма можно разделить на две большие группы:
• письма, требующие письменного ответа;
• письма, не требующие письменного ответа.
К первой группе можно отнести:
• письмо-просьбу,
• письмо-обращение,
• письмо-предложение,
• письмо-запрос,
• письмо-требование.
Вторая группа включает:
• письмо-напоминание,
• п исьмо-подтверждение,
• письмо-отказ,
• оформленное письмо,
• письмо-извещение,
• гарантийное письмо,
• рекламное письмо и др.
По содержанию и назначению письма подразделяются на: • инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания, циркулярные пись¬ма, письма, в которых организация обращается к адресату); ответные (информационно-разъяснительные письма, за¬прещения, разрешения).
В письмах-запросах адресат побуждается к ответному пись¬му, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удосто¬верить тот или иной факт.
В письмах просьбах адресат требует совершить какое-то оп-ределенное действие или прекратить его, но не предполагает от¬ветного письма.
В претензионных письмах адресат обоснованно требует воз¬местить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.
В письмах- напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.
Циркуляры — письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения. Они чаще всего носят распорядительный характер.
Запрещения — письма, в которых дается отрицательный от¬вет на запрос.
Разрешения — письма, в которых дается положительный от¬вет на запрос.
Гарантийные письма — содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита.
Рекламные письма — содержат информацию о предлагаемых к товарах и их ценах.
Коммерческие письма — предшествуют заключению и выполнению контрактов.
Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста. Письмо должно состоять из трех элементов: введения, доказательства и заключения. Любое письмо должно быть безукоризненным и с юридиче¬ской точки зрения. Даже небольшое несоблюдение правил и требований делопроизводства может сделать письмо недействительным. Все претензии и требования, изложенные в письме, должны быть подкреплены ссылками на соответствующие нормативным акты.

28. Виды обращений граждан в государственные и общественные органы. Регистрация, учет и порядок рассмотрения обращений. Контроль за исполнением обращений и учет итогов их исполнения.
Виды обращений:
• предложение — это обращение конкретного характера, направленное на улучшение организации и деятельности
• заявление — обращение по поводу реализации принадлежащих лицу закрепленных в нормативных актах прав и законных интересов;
• жалоба — обращение по поводу восстановления нарушенных прав и законных интересов;
• ходатайство — обращение с просьбой лица о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с доставлением документов, их подтверждающих;
• коллективное обращение — это обращение двух или более граждан, содержащее частный интерес, либо обращение, имеющее общественный характер, принятое в рамках массовой мирной акции;
• петиция — коллективное обращение в органы власти поводу проведения общественных реформ или изменения городского законодательства.
Все поступающие обращения должны быть зарегистрированы в день их поступления на регистрационно-контролъных карточках (РКК).
Регистрационный индекс указывается и на регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу документа.
Зарегистрированные письма уже в день поступления передаются на рассмотрение по существу руководителям организации. Резолюция руководства переносится в РКК. Передача письма исполнителям производится без расписки, но в РКК обязательно проставляется фамилия исполнителя. Срок до 15 дней установлен для писем, по которым не требуется дополнительного изучения, проверок.
Контроль за движением и рассмотрением писем граждан возлагается на должностных лиц. Все письма, в которых заявители просят сообщить результаты рассмотрения предложения или жалобы, берутся на особый контроль.
Предложения (заявления, жалобы) считаются разрешенны¬ми, если по ним приняты все необходимые меры и даны исчер¬пывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
Нa каждом письме должны быть надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое заявление (жалоба) со всеми мате¬риалами составляет в деле самостоятельную группу.
Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.
Если ожидается ответ на исходящий инициативный документ, то заводится отдельная контрольная карточка или выделя¬ется специальный раздел в справочной картотеке. Карточки рас¬полагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемой дате получения ответа.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по су¬ществу. Документ может снять с контроля лишь то должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на доку¬менте, и на карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку






43. В организационной структуре ЗАО «Ресурсы» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, коммерческий отдел. За 2004 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел. Из них 4 - постоянного хранения, 4 - долговременного хране¬ния, 8 - кратковременного хранения. Вы работаете секретарем-референтом директора ЗАО, занимаетесь систематизацией документов и формированием дел. Задание: Пользуясь Примерным перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения, разработайте содержательную часть но¬менклатуры дел, заголовки; составьте и оформите номенклатуру дел ЗАО «Ресурсы». Недостающие реквизиты оформите произвольно.

ЗАО”Ресурсы”
Гриф утверждения
Номенклатура дел
14.12.2004

на 2004 год


Индекс дела Структурное подразделение (или направление деятельности) и наименование дела Количество дел (томов) Срок хране-ния и статьи по перечню Примечания
12 Секретариат.
Протокол 5 5 лет
13 Бухгалтерия.
Баланс 7 10 лет

Коммерческий отдел.
Бизнес-план 4 6 лет





По срокам хранения Всего В том числе
переходящих
Постоянно 10 10
Временно (свыше 10 лет) 2
Временно (до 10 лет включительно) 4
Итого 16
Подпись Иванова
Гриф согласования с архивным учреждением