ГлавнаяКаталог работДелопроизводство → Служебные письма, задачи
5ка.РФ

Не забывайте помогать другим, кто возможно помог Вам! Это просто, достаточно добавить одну из своих работ на сайт!


Список категорий Поиск по работам Добавить работу
Подробности закачки

Служебные письма, задачи

План
8. Документация по оперативно-информационному регулированию дея¬тельности организаций и предприятий: служебные письма, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы и т.д. Формы обра¬щения, изложения и заключения служебного письма в современной коммерческой переписке.

28. Виды обращений граждан в государственные и общественные органы. Регистрация, учет и порядок рассмотрения обращений. Контроль за исполнением обращений и учет итогов их исполнения.

43. В организационной структуре ЗАО «Ресурсы» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, коммерческий отдел. За 2004 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел. Из них 4 - постоянного хранения, 4 - долговременного хране¬ния, 8 - кратковременного хранения. Вы работаете секретарем-референтом директора ЗАО, занимаетесь систематизацией документов и формированием дел. Задание: Пользуясь Примерным перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения, разработайте содержательную часть но¬менклатуры дел, заголовки; составьте и оформите номенклатуру дел ЗАО «Ресурсы». Недостающие реквизиты оформите произвольно.

52. В дирекцию предприятия «Азот» поступило письмо от организацион¬ного комитета выставочного комплекса «Экспо-2005» с предложением принять участие в ярмарке-продаже «Технология 21 века». Задание: 1. Составьте ответное письмо в адрес организационного комитета выставочного комплекса «Экспо-2005» и зарегистрируйте его в жур¬нале регистрации исходящих документов. 2.Зарегистрируйте письмо от выставочного комплекса «Экспо-2005» в журнале регистрации входящих документов - ответное пись¬мо в журнале регистрации исходящих документов. Недостающие рек-визиты оформите произвольно.






8. Документация по оперативно-информационному регулированию дея¬тельности организаций и предприятий: служебные письма, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы и т.д. Формы обра¬щения, изложения и заключения служебного письма в современной коммерческой переписке.

. Разновидности служебных писем
Все служебные письма можно разделить на две большие группы:
• письма, требующие письменного ответа;
• письма, не требующие письменного ответа.
К первой группе можно отнести:
• письмо-просьбу,
• письмо-обращение,
• письмо-предложение,
• письмо-запрос,
• письмо-требование.
Вторая группа включает:
• письмо-напоминание,
• п исьмо-подтверждение,
• письмо-отказ,
• оформленное письмо,
• письмо-извещение,
• гарантийное письмо,
• рекламное письмо и др.
По содержанию и назначению письма подразделяются на: • инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания, циркулярные пись¬ма, письма, в которых организация обращается к адресату); ответные (информационно-разъяснительные письма, за¬прещения, разрешения).
В письмах-запросах адресат побуждается к ответному пись¬му, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удосто¬верить тот или иной факт.
В письмах просьбах адресат требует совершить какое-то оп-ределенное действие или прекратить его, но не предполагает от¬ветного письма.
В претензионных письмах адресат обоснованно требует воз¬местить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.
В письмах- напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.
Циркуляры — письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения. Они чаще всего носят распорядительный характер.
Запрещения — письма, в которых дается отрицательный от¬вет на запрос.
Разрешения — письма, в которых дается положительный от¬вет на запрос.
Гарантийные письма — содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита.
Рекламные письма — содержат информацию о предлагаемых к товарах и их ценах.
Коммерческие письма — предшествуют заключению и выполнению контрактов.
Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста. Письмо должно состоять из трех элементов: введения, доказательства и заключения. Любое письмо должно быть безукоризненным и с юридиче¬ской точки зрения. Даже небольшое несоблюдение правил и требований делопроизводства может сделать письмо недействительным. Все претензии и требования, изложенные в письме, должны быть подкреплены ссылками на соответствующие нормативным акты.

28. Виды обращений граждан в государственные и общественные органы. Регистрация, учет и порядок рассмотрения обращений. Контроль за исполнением обращений и учет итогов их исполнения.
Виды обращений:
• предложение — это обращение конкретного характера, направленное на улучшение организации и деятельности
• заявление — обращение по поводу реализации принадлежащих лицу закрепленных в нормативных актах прав и законных интересов;
• жалоба — обращение по поводу восстановления нарушенных прав и законных интересов;
• ходатайство — обращение с просьбой лица о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с доставлением документов, их подтверждающих;
• коллективное обращение — это обращение двух или более граждан, содержащее частный интерес, либо обращение, имеющее общественный характер, принятое в рамках массовой мирной акции;
• петиция — коллективное обращение в органы власти поводу проведения общественных реформ или изменения городского законодательства.
Все поступающие обращения должны быть зарегистрированы в день их поступления на регистрационно-контролъных карточках (РКК).
Регистрационный индекс указывается и на регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу документа.
Зарегистрированные письма уже в день поступления передаются на рассмотрение по существу руководителям организации. Резолюция руководства переносится в РКК. Передача письма исполнителям производится без расписки, но в РКК обязательно проставляется фамилия исполнителя. Срок до 15 дней установлен для писем, по которым не требуется дополнительного изучения, проверок.
Контроль за движением и рассмотрением писем граждан возлагается на должностных лиц. Все письма, в которых заявители просят сообщить результаты рассмотрения предложения или жалобы, берутся на особый контроль.
Предложения (заявления, жалобы) считаются разрешенны¬ми, если по ним приняты все необходимые меры и даны исчер¬пывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
Нa каждом письме должны быть надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое заявление (жалоба) со всеми мате¬риалами составляет в деле самостоятельную группу.
Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.
Если ожидается ответ на исходящий инициативный документ, то заводится отдельная контрольная карточка или выделя¬ется специальный раздел в справочной картотеке. Карточки рас¬полагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемой дате получения ответа.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по су¬ществу. Документ может снять с контроля лишь то должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на доку¬менте, и на карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку






43. В организационной структуре ЗАО «Ресурсы» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, коммерческий отдел. За 2004 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел. Из них 4 - постоянного хранения, 4 - долговременного хране¬ния, 8 - кратковременного хранения. Вы работаете секретарем-референтом директора ЗАО, занимаетесь систематизацией документов и формированием дел. Задание: Пользуясь Примерным перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения, разработайте содержательную часть но¬менклатуры дел, заголовки; составьте и оформите номенклатуру дел ЗАО «Ресурсы». Недостающие реквизиты оформите произвольно.

ЗАО”Ресурсы”
Гриф утверждения
Номенклатура дел
14.12.2004

на 2004 год


Индекс дела Структурное подразделение (или направление деятельности) и наименование дела Количество дел (томов) Срок хране-ния и статьи по перечню Примечания
12 Секретариат.
Протокол 5 5 лет
13 Бухгалтерия.
Баланс 7 10 лет

Коммерческий отдел.
Бизнес-план 4 6 лет





По срокам хранения Всего В том числе
переходящих
Постоянно 10 10
Временно (свыше 10 лет) 2
Временно (до 10 лет включительно) 4
Итого 16
Подпись Иванова
Гриф согласования с архивным учреждением







Данные о файле

Размер 12.5 KB
Скачиваний 104

Скачать



* Все работы проверены антивирусом и отсортированы. Если работа плохо отображается на сайте, скачивайте архив. Требуется WinZip, WinRar